Nel giro di pochi mesi, Tot, neobank per imprese e professionisti italiani, ha aggiunto tre funzioni al suo conto aziendale digitale: creazione delle autofatture, invio di bonifici multipli e da oggi l’invio delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione. La fintech, collegata al gruppo Banca Sella, sta rafforzando lo strumento della fatturazione elettronica lanciato a metà giugno, per aiutare partite IVA e aziende a velocizzare la burocrazia e togliere software secondari.
L’obiettivo della società, che oggi serve oltre 8.000 aziende, è riunire una parte maggiore della gestione amministrativa nello stesso servizio, dal pagamento di dipendenti e fornitori alla riconciliazione delle fatture.
I bonifici multipli
Da fine settembre i clienti con un piano Tot Smart o Tot XLarge possono caricare un file CSV o XLSX contenente fino a 100 ordini di bonifico. La funzione è disponibile da desktop ed è pensata soprattutto per pagare stipendi e fornitori senza compilare ogni operazione separatamente.
Tot controlla prima il formato del file e poi le singole righe, verificando tra le altre cose IBAN, importi e descrizioni. Segnala anche i possibili duplicati, individuati quando due operazioni hanno lo stesso IBAN e lo stesso importo. L’avviso non impedisce comunque di proseguire.
Sia l’Amministratore sia l’Utente Avanzato possono caricare il file. I bonifici vengono salvati come bozze nella sezione Movimenti > Da approvare, ma l’autorizzazione spetta all’Amministratore. Si possono selezionare fino a 15 operazioni alla volta e confermarle in sequenza; quelle non autorizzate restano disponibili per una sessione successiva.
Associando lo smartphone al conto Tot, ogni bonifico può essere confermato con il riconoscimento facciale o l’impronta digitale, senza inserire ogni volta password e codice OTP.
Le fatture verso la Pubblica Amministrazione
Dal 6 ottobre chi ha attivato la fatturazione elettronica di Tot (disponibile dal piano Plus a salire) può inviare fatture anche a Comuni, scuole, aziende sanitarie, ministeri e altri enti pubblici.
Per gestire queste fatture Tot ha aggiunto tre gruppi di informazioni: il codice univoco dell’ufficio destinatario, i documenti collegati e l’esigibilità dell’IVA.
Il codice univoco è composto da sei caratteri e identifica l’ufficio pubblico che deve ricevere la fattura. Di solito è indicato nell’ordine o nel contratto; in alternativa si può cercare nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Tra i documenti collegati si possono inserire ordini, contratti, convenzioni e fatture precedenti, oltre ai codici CIG e CUP quando richiesti. Questi riferimenti non riguardano soltanto la PA: possono servire anche per associare una nota di credito alla fattura originaria, collegare un saldo a un acconto o riportare il numero d’ordine richiesto da un cliente privato.
Nel campo dedicato all’IVA si può scegliere tra esigibilità immediata, differita e scissione dei pagamenti, più nota come split payment. Quest’ultima è frequente nei rapporti con gli enti pubblici: il fornitore incassa l’imponibile, mentre l’ente versa direttamente l’IVA allo Stato.
Dopo la consegna, la PA ha 15 giorni per comunicare l’accettazione o il rifiuto. Tot mostra l’esito nella piattaforma: una fattura accettata passa tra quelle da incassare, mentre per una fattura rifiutata occorre emettere una nota di credito collegata e prepararne una nuova. Se l’ente non risponde entro il termine, la fattura resta valida.
Le autofatture per gli acquisti dall’estero
La terza novità, meno recente, riguarda le autofatture. Chi compra beni o servizi da fornitori esteri, oppure deve applicare il reverse charge in altri casi previsti, può preparare e trasmettere il documento al Sistema di Interscambio direttamente da Tot.
Il software consente di scegliere il tipo di documento appropriato: TD17 per i servizi acquistati all’estero, TD18 per i beni provenienti da un paese dell’Unione Europea, TD19 per i beni esteri già presenti in Italia e TD20 per regolarizzare una fattura mancante o irregolare.
Per gli acquisti dall’estero, l’autofattura deve essere trasmessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata ricevuta la fattura del fornitore o è stata effettuata l’operazione. Una volta acquisiti i documenti, Tot permette anche di pagare le fatture dal conto e di riconciliarle con i movimenti. Il commercialista può accedere ai dati e scaricare il file per la prima nota.
