Come funzionano i buoni pasto: guida pratica per dipendenti e aziende

Tra le soluzioni per migliorare la qualità di vita dei dipendenti – i cosiddetti fringe benefit – quelle dei buoni pasto possono essere considerate le più utilizzate, intuitive e veloci.

Come datore di lavoro basta la registrazione a un sito specializzato per richiederne un certo numero e concederlo ai dipendenti. Se sei un lavoratore, sarai subito in possesso di una somma sostitutiva di denaro, sotto forma di ticket cartaceo o digitale, da utilizzare per gli acquisti alimentari.

Se da un lato sono strumenti intuitivi e accessibili a qualunque target di attività professionale, impresa e ai lavoratori, dall’altro sono previste specifiche regole su come utilizzarli e dal punto di vista fiscale.

Nella nostra guida troverai le informazioni utili su come funzionano i buoni pasto, a chi si rivolgono e come fare a ottenerli.

Cos’è un buono pasto

Il buono pasto – chiamato comunemente anche ticket restaurant – è una forma di benefit aziendale che consiste in uno strumento di pagamento, attraverso cui si attribuisce a un soggetto il diritto di ottenere un servizio sostituivo alla mensa aziendale. Chiariamo questo concetto.

È un ticket che viene rilasciato dall’azienda a favore del lavoratore, con un preciso valore economico, da utilizzare per acquistare beni e servizi alimentari.

Può essere in forma:

• cartacea: simile a un tagliandino;
• digitale: rappresentato da una tessera magnetica con misure simili a quelle di una carta di pagamento.

La nascita del buono pasto risale agli anni 60’: furono sviluppati da Jacques Borel, un uomo d’affari noto in Francia per l’introduzione del sistema dei fast food. L’idea era quella di trovare una soluzione veloce per le aziende e i dipendenti per consumare i pasti. In questa prospettiva venne realizzato il primo ticket restaurant. Il successo fu immediato, proprio grazie alle sue particolari caratteristiche.

Caratteristiche ticket restaurant

I buoni pasto rientrano tra i sistemi di welfare aziendali, ovvero l’insieme di quelle attività, dalle prestazioni sanitarie ai contributi economici, dai servizi di assistenza a quelli collegati a servizi di natura, finalizzati a migliorare la vita di un lavoratore.

Nel meccanismo dei buoni pasto, rientrano i seguenti soggetti:

• datore di lavoro;
• dipendente;
• ditte individuali e liberi professionisti.

A questi si aggiungono le società specializzate nella loro emissione.

Vediamo dal punto di vista pratico come funzionano. Il datore di lavoro è colui che andrà a fornire il servizio di buoni pasto a favore del dipendente.

Quindi rilascerà un certo numero di ticket in formato cartaceo o digitale che avranno:

• valore prestabilito: dai 2€ ai 25€;
• data di scadenza: tempistica massima entro cui devono essere utilizzati.

L’equivalente importo complessivo dei buoni pasto rilasciati mensilmente equivarrà a quello stabilito sul contratto di lavoro, o da un accordo successivo. In linea di massima, si prevede un singolo buono giornaliero con una media di 10€/15€. I ticket restaurant possono essere utilizzati singolarmente oppure cumulati fino a un massimo di 8 per ogni singola operazione.

Per i buoni cartacei, il datore di lavoro si impegnerà a rilasciarne un certo numero, consegnando uno o più blocchetti al dipendente. Invece, nel caso di ticket restaurant digitali, verrà effettuata una ricarica online. Il lavoratore potrà utilizzarli per eseguire gli acquisti presso i negozi alimentari o i servizi convenzionati.

Buoni pasto: come funzionano per le aziende

Come datore di lavoro, i ticket restaurant rappresentano un sistema vantaggioso per:

• integrare lo stipendio di un dipendente;
• rispettare le normative di legge sui benefit aziendali;
• fidelizzare i lavoratori al tuo brand.

Per comprendere come funzionano i buoni pasto è utile valutare il meccanismo del benefit della mensa aziendale. Infatti, in quanto datore di lavoro sarai obbligato a fornire un tale servizio di welfare aziendale se questo è previsto all’interno del contratto.

Per esempio, vi sono alcuni CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) che ne prevedono l’obbligatorietà: metalmeccanici, settore sociosanitario, ristorazione, turismo, pubblici servizi, assistenza agli anziani, telecomunicazioni.

In altri casi, puoi valutare di inserire questa forma di benefit proprio per incentivare un lavoratore a rimanere presso la tua azienda.

Per semplificarne il funzionamento, la legge prevede una serie di opzioni per fornire il servizio di mensa:

• creazione della mensa interna o con il supporto di attività terze;
• indennità in busta paga dell’importo equivalente ai pasti mensili;
• emissione dei ticket restaurant o dei buoni pasto.

Quindi, nel primo caso puoi valutare di offrire un sistema di pasto, anche appoggiandoti a servizi di terzi, per esempio convenzioni presso un ristorante, oppure richiedendo il supporto di società specializzate nell’erogazione dei servizi di mensa per aziende.

L’alternativa è quella del buono pasto in busta paga. Ciò significa che andrai ad aggiungere un importo equivalente all’interno del salario mensile, che verrà sommato a quello della prestazione lavorativa.

Infine, un’opzione pratica e più semplice è quella dell’emissione proprio dei ticket restaurant cartacei e digitali. Se opti per questa soluzione, diventa indispensabile scegliere una piattaforma specializzata nella sua emissione, come quelle che troverai più avanti.

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Buoni pasto per dipendenti in busta paga e ticket restaurant

Passiamo al punto di vista del dipendente. La normativa di legge specifica che i beneficiari di questo benefit sono tutti coloro che hanno un rapporto di lavoro subordinato e continuativo.

Quindi, se ti stai domandando se puoi ricevere un buono pasto se hai un contratto part-time, ti rispondiamo in modo affermativo.

Ricapitolando, come dipendente hai diritto ai ticket restaurant se rientri nelle seguenti categorie:

1. lavoratore con contratto a tempo indeterminato;
2. lavoratore con contratto part-time o a termine;
3. collaboratore con Co.co.co (Contratto di Collaborazione Coordinativa o Continuata).

È importante chiarire che spesso si genera un po’ di confusione tra il concetto di buoni pasto in busta paga e ticket restaurant. Infatti, anche se l’importo economico complessivo è identico, sono due modalità distinte per erogare il sistema di welfare aziendale collegato alla mensa.

Nel primo caso, otterrai la somma nel tuo statino paga, indicato in una sezione apposita e con l’importo equivalente che andrà a fare cumulo con il totale del salario accreditato sul conto corrente personale.

Invece, i buoni pasto ti verranno consegnati direttamente dal datore di lavoro. Nel caso di quelli cartacei, otterrai un numero equivalente alla somma prevista in busta paga. Invece, se ti viene affidata una versione digitale, troverai su di essa la ricarica complessiva ogni mese.

Come spendere i ticket restaurant

Puoi utilizzare il buono pasto aziendale presso le strutture convenzionate con la società che fornisce tale servizio alla tua azienda.

Sono previsti i seguenti esercizi commerciali:

• ristoranti;
• negozi alimentari;
• agriturismi;
• supermercati;
• e-commerce (solo per le versioni digitali).

Con i buoni pasto puoi acquistare qualunque prodotto che rientra nelle categorie di genere alimentare, da quelli per la spesa di casa quotidiana a un pranzo o una cena. Inoltre, puoi utilizzarli sia durante le ore di lavoro, sia al di fuori di esse.

Tuttavia, non sono cedibili e commercializzabili. Infatti, i ticket restaurant sono personali e non potrai consegnarli a un altro dipendente, anche se lavora nella stessa tua azienda, a un familiare oppure cambiarli in moneta corrente.

Nel momento in cui devi effettuare un acquisto, il benefit aziendale può essere impiegato per ottenere uno sconto su un prodotto alimentare, oppure acquistarne uno del valore equivalente.

Ecco la guida pratica su come utilizzarli:

• verifica se l’esercente è convenzionato (quasi sempre è presente il logo della società che li ha emessi all’esterno). In ogni caso è utile chiedere al servizio informazioni, oppure controllare online;
• al momento dell’acquisto, utilizza il buono pasto per pagare i prodotti.

Nel caso in cui di versione cartacea, dovrai consegnare il ticket che verrà convalidato alla cassa. Invece, se possiedi una versione digitale, dovrai utilizzare la scheda, come se fosse una carta di pagamento.

Perché utilizzare i buoni pasto: vantaggi per le aziende e dipendenti

A questo punto scopriamo il perché i buoni pasto vengono considerati un valido sistema di welfare aziendale per le aziende e per i dipendenti. Basta considerare che solo in Italia, in base al report di una delle principali aziende specializzate come Edenred, sono più di 100 mila le imprese che li hanno adottati, con oltre 3 milioni di soggetti che li impiegano quotidianamente.

Infatti, sono diverse i vantaggi che puoi ottenere dal punto di vista organizzativo e fiscale. Analizziamo nel dettaglio:

1. i vantaggi per le aziende;
2. i vantaggi per i dipendenti.

1. Vantaggi per le aziende

Perché scegliere i buoni pasto come forma di benefit, rispetto alla soluzione in busta paga? Con i ticket restaurant hai una deducibilità al 100% ai fini tassativi sia per quanto riguarda quelli cartacei, sia i digitali. Invece, se scegli l’opzione dell’indennità in busta paga, in questo caso le somme dovranno essere calcolate ai fini IRES e IRAP.

Inoltre, hai anche un vantaggio ai fini IVA, con la possibilità di detrarre un’aliquota pari al 4%. A questo si aggiungono anche alcuni aspetti organizzativi. Infatti, l’acquisto e la loro emissione è un processo semplice, intuitivo e gestibile online.

Puoi ricaricarli quando vuoi e, soprattutto, offrire un servizio aggiuntivo di qualità al lavoratore. Un sistema utile, anche se vuoi fidelizzare il dipendente, integrando in modo diverso l’importo del salario mensile.

Precisiamo che i vantaggi fiscali vi sono anche se sei una ditta individuale o un libero professionista dato che otterrai:

• deducibilità dei buoni al 75%;
• detrazione IVA al 4%.

2. Buoni pasto e vantaggi per i dipendenti

E come lavoratore? Come esposto fino ad adesso, il benefit dei buoni pasto ti permette di avere una somma di denaro, anche se finalizzata, che si aggiunge a quelle percepita in busta paga. Inoltre, anche dal punto di vista tassativo avrai un vantaggio economico.

Infatti, l’importo dei buoni pasto non verrà sommato ai fini dei calcoli degli scaglioni IRPEF, nella dichiarazione dei redditi. Tuttavia, non tutto il valore di un ticket restaurant è deducibile dalle tasse.

È stato stabilito un tetto massimo giornaliero:

• 4€ per i ticket cartacei;
• 8€ per le versioni elettroniche.

Dove acquistare i ticket restaurant

I ticket restaurant devono essere emessi da società specializzate e riconosciute a fornire attività di welfare aziendale. Quindi, come datore di lavoro diventa essenziale valutare a chi rivolgersi.

Infatti, se da un lato grazie al web sono sempre di più le offerte, dall’altro anche se i costi sono convenienti, per dare al dipendente un servizio valido, devi prendere in considerazione una serie di aspetti, quali:

• tipologia di buoni pasto;
• importo;
• partner convenzionati;
• costi.

Il primo parametro non è il costo, dato che come precisato puoi dedurli al 100% ai fini delle tasse, ma la tipologia di buoni pasto emessi. Può essere utile valutare quelle aziende che ti offrono l’opportunità di optare sia per la versione cartacea, sia per quella digitale. In questo modo avrai uno strumento di welfare adatto a un target diverso di lavoratori.

Inoltre, dovrai valutare anche l’importo previsto, scegliendo quei servizi che ti permettono di personalizzare i buoni. L’altro aspetto di interesse è quello dei partner convenzionati. Più sono e maggiore è la qualità dell’offerta al dipendente, dato che quest’ultimo potrà utilizzare il ticket restaurant praticamente ovunque.

Infine, l’ultimo aspetto è quello dei costi: alcune piattaforme applicano una commissione per il rilascio e per la spedizione di buoni pasto.

In base a quanto detto, potresti considerare di richiedere i tuoi buoni pasto a una di queste due aziende:

1. Edenred;
2. Sodexo.

1. Buoni pasto e ticket restaurant Edenred

La società Edenred nasce nel 1962 in concomitanza con l’invenzione dei buoni pasto. Infatti, il suo fondatore, Jacques Borel, è proprio colui che ha dato l’idea di questo sistema di benefit aziendale.

Una società che ha oltre 60 anni di esperienza, grazie alla quale si sono sviluppate nuove e intuitive soluzioni per migliorare la qualità di vita dei lavoratori.

Una realtà solida e con servizi affidabili, caratteristiche evidenziate anche dai numeri realizzati nel 2022:

• 1.000.000 le aziende registrate su Edenred;
• 60.000.000 gli utilizzatori dei ticket restaurant;
• 2.000.000 i partner convenzionati;
• 45 Paesi in cui vengono impiegati i buoni pasto;
• oltre 38 milioni di euro di spesa annua in buoni pasto.

L’esperienza negli anni è stata affiancata da un sistema di benefit moderno, facile da ottenere e conveniente. Infatti, come impresa, ti basterà accedere al sito di Edenred e cliccare sulla voce Acquista online.

Dovrai poi seguire questi passaggi:

• seleziona la tipologia di ticket tra la versione digitale e cartacea;
• inserisci la partita IVA;
• allega l’e-mail personale o aziendale;
• accetta i termini e l’informativa sulla privacy.

Nella pagina successiva avrai una serie di opzioni utili per personalizzare il tuo ticket restaurant:

• scegli l’importo del buono pasto tra 6€, 8€, 10€, 12€ o personalizzalo;
• stabilisci se creare una tessera nominativa oppure anonima.

L’ultimo step è quello di inserire i dati della tua azienda, l’indirizzo di spedizione e stabilire la tipologia di pagamento, se con carta di credito o bonifico.

Il vantaggio di Edenred è quello di non prevedere commissioni di spesa. I soli costi presenti sono quelli relativi all’emissione delle schede digitali, pari a 5€, e quelli di spedizione, per quanto riguarda le versioni cartacee.  

Infine, è un sistema molto facile da utilizzare per il dipendente che potrà scaricare sul proprio smartphone l’app apposita e avere così le informazioni su dove spendere il buono e il totale di quelli utilizzati.

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Buoni Pasto Sodexo

Il Gruppo Sodexo è una società francese nata nel 1966 e oggi considerata leader nella fornitura di servizi di ristorazione alle imprese. Oggi è presente in 53 Stati e con oltre 100 milioni di utenti, tra aziende, professionisti, partner e dipendenti che utilizzano i suoi servizi.

Oltre a una struttura all’avanguardia per svolgere le attività di mensa, direttamente presso le aziende sono presenti oltre 250 servizi di welfare a cui puoi accedere in maniera digitale attraverso l’apposita piattaforma. Tra questi vi è anche quello dei buoni pasto. Il prodotto di Sodexo prende il nome di Pass Lunch Card.

Un sistema flessibile, economico e, soprattutto, personalizzabile. Infatti, puoi scegliere tra tre tipologie di soluzioni:

1. card ricaricabile: il dipendente avrà il massimo dei benefici con una versione elettronica ricaricabile direttamente online;
2. versione card programmata: puoi stabilire una serie di impostazioni, come il totale di spesa, e quali servizi di mensa possono essere utilizzati;
3. card menu: una soluzione innovativa in base alla quale viene ricaricato l’equivalente economico di un pasto completo che potrà essere utilizzato ogni giorno dal dipendente.

Per richiedere un preventivo ti basterà compilare l’apposito form e sarai contattato da un consulente, valutando così le soluzioni economiche più convenienti. Sia come datore di lavoro, sia come dipendente potrai gestire la card direttamente dall’app apposita rendendo in questo modo il processo semplice e diretto.

Come funzionano i buoni pasto: domande frequenti